Da biste lako razumjeli veliki brojdokumentima, razvila posebna pravila za njihovu kompilaciju i dizajn, različite klasifikacije, kao i odgovarajuće oblike i metode rada s njima.

klasifikacija dokumenata
Valja napomenuti da je klasifikacija dokumenataizuzetno je važno jer pomaže istaknuti njihova specifična obilježja i omogućiti ih racionalno korištenje. To je jedan od najstarijih i do kraja nedovršenih problema, čiji razvoj započinje tek u kasnim 1960-ima. Većina pristupi distribuciji dokumentacije pojedinim skupinama prethodno se odnosilo samo na specifična obilježja s obzirom na područje djelovanja ili određenu znanost. A nedavno je bila višeslojna klasifikacija dokumenata na temelju informacijskih i materijalnih komponenti.

Svi dokumenti mogu se podijeliti prema sljedećim kriterijima:

1.Okolnosti njihovog funkcioniranja u svemiru i vremenu. Uzimamo u obzir redovito objavljivanje (periodično i ne-periodično), vrijeme nastanka (izvornik, izvornik, kopija, duplikat), mjesto izdavanja (regionalno, nacionalno ili strano);

razvrstavanje računovodstvenih dokumenata
2. Informacijska komponenta.

  • obratite pažnju na sadržaj i razinu generalizacije informacija (primarna i sekundarna dokumentacija);

  • razvrstavanje dokumenata uključuje dimenzionalnost snimljenih informacija o veličini (formatu) i broju stranica (volumen);

  • razdvajanje prema načinu na koji se informacije percipiraju (dokumenti se mogu čitati od strane osobe ili zahtijevaju posebnu tehničku opremu);

  • ova klasifikacija dokumenata također uključuje i karakter ikoničnog sredstva kojim se bilježe informacije (tekstualni i ne tekstualni oblici);

  • pomoću metode snimanja podataka razlikuju se rukom pisane, tiskane, mehaničke, magnetske, fotografske, optičke, laserske, kao i elektroničke dokumente.

3. Materijalna komponenta, koja uključuje određene kriterije (na primjer, materijal nosača informacija, kao i oblik i oblik).

 razvrstavanje računovodstvenih dokumenata
Važno je napomenuti da distribucija dokumentacije za pojedine grupe u sadržaju i obliku omogućuje vam da učinkovitije organizirate rad s njom.

Treba spomenuti do sadapostoji i odgovarajuća klasifikacija računovodstvenih dokumenata koja uzima u obzir njihov sadržaj, mjesto i redoslijed sastavljanja, svrhu, kao i način korištenja.

Ova klasifikacija računovodstvenih dokumenata uključuje sljedeću podjelu u vrste:

  • ovisno o svrsi - administrativnim i izvršnim, računovodstvenim formalnostima ili kombiniranim;

  • u redoslijedu kompilacije - primarni i sažetak;

  • unutarnji i vanjski dokumenti;

  • po načinu uporabe - jednokratnu i akumulativnu;

  • ovisno o sadržaju - monetarno, naselje i materijal.

Moram reći da ta klasifikacija uključujemnogim kriterijima i izuzetno je širok, stoga se svaki dokument odnosi na različite skupine istodobno, ali se može obilježiti određenim značajkama i koristiti samo u relevantnom polju.